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国家公派留学人员在德期间办理各类手续须知

2019-05-10

  在驻法兰克福总领事馆领区(黑森、莱法、萨尔和巴符四个州)留学的国家公派留学人员办理各类留学变更手续的总体流程是:

  1. 通过CSC信息平台提交留学变更申请,网上上传全部申请材料的PDF格式文档;

  2. 向驻法兰克福总领事馆教育文化处管片老师寄送上述申请材料的纸质文档(均要求为原件,签字并注明日期,只有国内单位同意函可为扫描版打印件);

  3. 管片老师收到纸质申请材料后在线审核并上报留基委相关职能部门;

  4. 留基委职能部门在线复审申请人相关申请材料及教育组的办理意见,直接在线批复“同意”或“不同意”,并将批复结果在信息平台反馈给申请人。

  相关申请材料的说明如下:

  一、回国(赴第三国)休假与收集资料

  除公派研究生以外的国家公派留学人员不享有休假、收集资料待遇。如在留学期间回国或赴留学所在国以外国家,应提前报所属使(领)馆批准同意。在此期间奖学金停发。

  1. 公派研究生留学期限在12个月(含)以内的不享受回国休假、收集资料待遇。

  2.公派研究生留学期限在12个月(不含)以上的,在外学习期满12个月后,经报所属使(领)馆审批同意,可以利用留学单位假期回国或赴留学所在国以外的国家休假、收集资料,时间计入资助期限。同一年度内,休假、收集资料时间不超过1个月的,奖学金照发,休假、收集资料时间超过1个月以上的,自超出之日起停发奖学金。

  同一年度内,回国或赴留学所在国以外国家休假、收集资料只能选择一项,费用自理。超出以上次数或时间的,自超出之日起停发奖学金。

  回国休假前应事先办理备案手续,通过邮局寄送个人书面申请、德方导师同意函、电子机票扫描件及行程单等材料并在基金委平台上传全部申请材料PDF版本,返德后应及时通过电邮向管片老师销假。

  二、参加国际会议或赴第三国学习科研

  1.国家公派留学人员可以在留学期间赴留学所在国以外的国家参加国际学术会议,费用自理。申请人须向所属使(领)馆邮寄提交个人书面申请、留学单位或导师的书面意见函及国际学术会议的邀请材料并在基金委平台上传全部申请材料PDF版本,办理备案手续。

  2.攻读博士学位的公派研究生在规定的留学期间内,确因学业需要须赴第三国学习或从事科研合作超过1个月以上的,应提前2个月以上向所属使(领)馆邮寄个人书面申请、研究计划、留学所在国和第三国留学单位或导师书面意见函并在基金委平台上传全部申请材料PDF版本,由使(领)馆报国家留学基金委审批。

  凡未经国家留学基金委批准,擅自赴第三国学习或从事科研合作的,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  三、转学(含同校更换导师或专业)

  国家公派留学人员在外留学期间一般不得改变留学单位或留学计划。如在规定的留学期限内确因学业或研究需要,需要变更的,应提前两个月向所属使(领)馆教育处(组)提出申请并提交以下材料:

  1.本人申请书:说明派出类别及留学身份、抵德时间(以《报到证》标注的出国时间为准)、录取文号、CSC学号、留学期限、申请原因,并注明手机、电子邮件等联系方式,此信需申请人签字并注明申请日期;

  2.国外原导师同意转学函;

  3.国外新导师同意接收函;

  4.国内单位同意函(在职人员和联合培养留学人员提供,同一学校校内更换院系或专业不需提供此项内容):国内派出单位同意转学的正式公函(须有文号或函号,人事处、国际交流处或研究生院或所在学院盖章,并附相关部门联系人姓名、电话和传真号码)。

  抵德时间已超过一年的公派生,如出于个人原因提出转学的,原则上不受理。优秀本科生国际交流项目及其他录取时已确定留学单位的项目,一经录取不允许改变留学单位。

  留学人员变更留学单位须经国家留学基金委批准。凡未经国家留学基金委批准,擅自变更留学单位和留学计划者,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  四、延期回国(留学国别、身份和留学期限)

  国家公派留学人员在外留学期间未经批准不得变更留学国别、留学身份,原则上不得延长或缩短留学期限。攻读硕士、博士学位的公派研究生在规定的留学期限内不能获得在被录取时确定的学位,需要延长留学期限的,应在规定的留学期限届满前两个月向所属使(领)馆提出申请并提交如下材料:

  1.延期申请书:说明派出类别及留学身份、录取文号、CSC学号、抵德时间(以留服中心发放的报到证标注的出国时间为准)、留学期限、申请原因和延期期间生活费来源,并注明手机、电子邮件等联系方式,此信需申请人签字并注明申请日期;

  2.国内单位同意函、国内导师意见或个人情况说明

  2.1.联合培养留学人员、在职人员需提供:国内派出单位同意延长留学期限的正式公函(须有文号或函号,大学人事处、国际交流处或研究生院盖章均可,并附相关部门联系人姓名、电话和传真号码);

  2.2.国内导师意见(此项适用于联合培养硕士和博士生);

  2.3. 其他公派人员无需提供此项材料、

  3.国外导师同意延期证明函(须导师签字);

  延长期限内所需经费原则上由国外留学单位(含导师)或国内推选单位提供。如无上述经费来源,可允许由本人自行筹措经费,但需在延期申请书中简要说明经费来源;

  4.延期期间的研修计划(请用英文或德文书写,须本人及导师签字);

  5.目前在国外已取得的成果(请用英文或德文书写,须本人及导师签字)。

  原则上公派生只能申请一次延期,故申请人须和导师妥善沟通,制定合理的研修计划,并及时提出延期申请,以顺利完成学业。在德延期申请时间最长不超过24个月。

  按基金委规定,留学期限不超过24个月的联合培养博士生须按时归国,不得延期。

  凡擅自变更留学国别、留学身份和留学期限者,均按违约处理,取消其公派留学资格,本人或保证人承担相应的违约责任。

  根据《国家公派留学人员管理规定》,因航班等特殊原因超出规定留学期限1个月(含)以内抵达国内的,不作违约处理。

  五、 博士后研究

  根据《国家公派留学人员管理规定》,对于国家急需专业领域的、在国外获得博士学位的公派研究生,在留学所在国签证政策允许前提下,经推选单位同意、留学基金委批准并办理续签《协议书》手续,可继续从事不超过两年的博士后研究。

  1.留学人员本人提前两个月向使领馆提出申请,出具博士后研究计划和推选单位及国外留学院校或导师意见函,由使领馆提出明确意见报留学基金委审批。所需材料的具体要求同“四、延期回国”;

  2.留学基金委根据博士后研究课题与国家科学技术、经济发展结合情况进行审批,必要时组织专家进行评议和评审。博士后研究结束回国,应向留学基金委提交研究成果报告。

  3.从事博士后研究期间一切费用自理。

  六、 中途回国

  一) 因病 中途休学回国

  国家公派留学人员因病不能继续学习需中途休学的,应向所属使(领)馆提出申请并提交以下材料:

  1.本人申请书:说明派出类别及留学身份、录取文号、CSC学号、抵德时间(以留服中心发放的报到证标注的出国时间为准)、留学期限、申请原因并注明手机、电子邮件等联系方式,此信需申请人签字并注明申请日期;

  2.国外导师同意中途回国的证明函;

  3.留学单位或院校同意学籍保留的证明函;

  4.国内派出学校同意中途回国的正式公函(联合培养人员、本科生和在职人员必交;须有文号或函号,大学人事处、国际交流处或研究生院盖章均可,并附相关部门联系人姓名、电话和传真号码)。

  5.提出申请时所在地医院或诊所出具的证明;

  6.电子机票行程单,用以确认离德和返德时间;

  因病中途回国的往返国际旅费及手续均自理,休学期间停发在外奖学金。因病中途休学时间累积超过一年(不含)的,当次国家公派留学资格即终止。

  凡未经国家留学基金委批准,以患病或其他理由擅自休学或中途回国的,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  二)因故 中途短期回国

  国家公派留学人员因故中途回国的(一般为一个月以内,最长不超过三个月),应提前向所属使(领)馆提出申请并提交以下材料:

  1.本人申请书:说明派出类别及留学身份、录取文号、CSC学号、抵德时间(以留服中心发放的报到证标注的出国时间为准)、留学期限、申请原因并注明手机、电子邮件等联系方式,此信需申请人签字并注明申请日期;

  2.国外导师同意中途回国的证明函;

  3.国内派出学校同意中途回国的正式公函(联合培养人员、本科生和在职人员等必交;须有文号或函号,大学人事处、国际交流处或研究生院盖章均可,并附相关部门联系人姓名、电话和传真号码)。

  4.电子机票行程单,用以确认离德和返德时间;

  因故中途回国的往返国际旅费及手续均自理,回国期间停发在外奖学金,留学期限不予顺延。

  凡未经国家留学基金委批准,擅自中途回国的,均按违约处理,本人或保证人承担相应的违约责任。

  七、 提前回国

  国家公派留学人员因故不能继续学习需要提前一个月(不含)以上回国的,应提前向所属使(领)馆提出申请并提交以下材料:

  本人申请书,包含以下基本信息:

  1. 姓名、CSC学号、国内派出单位、留学单位、留学期限、资助期限、出国时间、应回国时间、提前回国时间、国外导师姓名、研究方向以及个人手机、电子邮件等联系方式,此信需申请人签字并注明申请日期。

  2.申请提前回国的原因,是否完成学习计划。如未能按计划完成学业,必须说明情况。

  3.承诺事项:

  (1)申请人承诺已告知国内推选单位、国外留学院校及导师提前回国原因,并征得各方同意;

  (2)承诺按照批准提前回国的时间按时回国报到;

  (3)承诺退还多领的奖学金生活费(如有);

  (4)承诺继续严格遵守《资助出国留学协议书》约定条款,履行回国服务义务。

  4. 申请人承诺本人所述情况属实,自愿承担因此引起的一切责任和后果。

  提前取得学位回国视为提前完成留学计划,但仍需提供以上材料办理回国手续。

  奖学金生活费的发放、扣除与返还按财务规定执行;办理提前回国手续后,当次留学资格不再予以保留。有违约行为的,应当按照《资助出国留学协议书》约定承担违约赔偿责任。

  八、关于国家公派本科生

  本科生的延期/提前回国、赴第三国参加国际学术会议以及变更留学院校等事项,均由其国内推选单位向驻外使(领)馆统一提交申请,由驻外使(领)馆审批后报国家留学基金委备案,不受理本科生的个人申请。需提交的相关申请材料如下:

  (1)本人申请书:说明派出类别及留学身份、录取文号、CSC学号、抵德时间(以留服中心发放的报到证标注的出国时间为准)、留学期限、申请原因并注明手机、电子邮件等联系方式,此信需申请人签字并注明申请日期;

  (2)国外相关同意或证明材料;

  (3)国内派出学校同意正式公函(须有文号或函号,大学人事处、国际交流处或研究生院盖章均可,并附相关部门联系人姓名、电话和传真号码);

  (4)如果赴第三国参加国际学术会议,还需提交会议邀请函;

  (5)如果变更留学院校,还需提交新的留学院校的同意函。

  九、回国手续

  1. 预订回国机票

  凡国家留学基金委派出的公派留学人员如需预订回国机票,请提前1个月以上提交申请,具体流程如下:

  1)留学人员自行登录基金委“国家公派留学管理信息平台(http://apply.csc.edu.cn/)”提出回国申请;

  2)驻法兰克福总领事馆教育文化处管片老师通过信息平台审核留学人员提出的回国申请;审核通过后,留学人员的信息会通过信息平台推送至教育部留学服务中心的派出服务系统;

  3)上述信息推送成功后,留学人员即可登陆派出服务系统填写具体订票信息,教育部留学服务中心负责后续具体订票事宜,并通过邮件及时告知留学人员订票情况。

  4)当机票成功预定后,CSC系统信息将无法更改。如有疑问,请向教育部留学服务中心咨询。

  咨询邮箱:chuguo@cscse.edu.cn

  咨询电话: 0086-10-62677800-1

  2. 返还奖学金

  国家公派留学人员比预定的资助期提前回国时间超过7天者(含提前取得学位回国),需办理退还奖学金手续。请及时登录CSC信息管理平台提交预订机票申请。管片老师将根据实际情况确定是否通知留学人员填写《奖学金返还确认单》,留学人员签字确认并在回国后办理相关手续。

  3. 办理《留学回国人员证明》

  请认真阅读以下链接:

  如何办理《留学回国人员证明》

  http://frankfurt.china-consulate.org/chn/jywh/t341979.htm

  4. 办理户口注销和银行帐户注销手续

  回国前请到所在城市的市政厅注销户口(Abmelden)并根据需要办理在德银行账户、签约手机合同等的注销手续。

  注意:如未办理注销户口手续等将影响办理赴德签证。

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